1. Einleitung

Die SMT bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, gesetzestreuen und transparenten Unternehmensführung. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Unternehmenskultur ist es, allen Beschäftigten sowie auch Geschäftspartnern und Dritten, die in einer beruflichen Beziehung zur SMT stehen, die Möglichkeit zu geben, auf Missstände und Rechtsverstöße hinzuweisen. Diese Verfahrensordnung regelt verbindlich, wie mit entsprechenden Meldungen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgegangen wird.

Die Einrichtung einer Meldestelle dient dem Schutz der Hinweis-gebenden sowie dem Unternehmen selbst. Sie stellt sicher, dass Verstöße frühzeitig erkannt, aufgeklärt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Gleichzeitig verpflichtet sich die SMT, Hinweis-gebende vor Nachteilen und Repressalien zu schützen und deren Identität vertraulich zu behandeln.

2. Zweck und Anwendungsbereich

Mit der vorliegenden Verfahrensordnung verfolgt die SMT das Ziel, klare Abläufe für die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Hinweisen zu schaffen. Dadurch sollen Transparenz und Rechtssicherheit gewährleistet werden. Die Verfahrensordnung gilt für alle Personen, die in einem beruflichen Zusammenhang mit der SMT stehen. Hierzu zählen insbesondere alle Beschäftigten, einschließlich Auszubildender und Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter sowie Geschäftspartner.

Meldungen können sämtliche Sachverhalte betreffen, die auf Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder auf sonstiges Fehlverhalten hindeuten. Besonders relevant sind Hinweise auf strafbare Handlungen, Ordnungswidrigkeiten, Verstöße gegen europäisches Recht, Gefahren für die Umwelt sowie Gefährdungen der Gesundheit und Sicherheit von Menschen.

3. Meldestelle und Zuständigkeit

Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes hat die SMT die Schadowski Consulting GmbH (SCG) mit dem Betrieb der Meldestelle beauftragt. Das SCG-Hinweisgeber-Meldesystem ist ein sicheres, webbasiertes Whistleblowing-Portal, das als Managed Service betrieben wird und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Die externe Meldestelle erfüllt insbesondere folgende Aufgaben:

• Entgegennahme und Prüfung eingehender Hinweise,
• revisionssichere Dokumentation sämtlicher Vorgänge,
• Kommunikation mit Hinweisgebenden über ein verschlüsseltes Portal,
• Einleitung angemessener Folgemaßnahmen in Abstimmung mit der SMT.

Die SMT erhält von SCG ausschließlich die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen. Die Identität der Hinweisgebenden wird nur offengelegt, wenn diese ausdrücklich zustimmen oder eine rechtliche Verpflichtung besteht.

4. Meldewege und Zugangsmöglichkeiten

Das Hinweisgeber-Meldesystem ist über den Link www.hinweisgeber.sued-muell.de erreichbar.

• Hinweisgebende können ihre Meldung in Textform, als Audiodatei oder ergänzend per Telefon/Sprachaufzeichnung abgeben.
• Das System ermöglicht zudem das Hochladen von Dokumenten und weiteren Belegen.
• Jede Meldung kann anonym erfolgen oder unter Angabe freiwilliger Kontaktdaten. Für Rückfragen und Rückmeldungen wird ein automatisch generierter Schlüsselcode (Fallnummer) vergeben, sodass auch anonyme Hinweisgebende den Bearbeitungsstand einsehen können.

Das SCG-System stellt sicher, dass keine Protokolldateien oder IP-Adressen gespeichert werden. Es wird in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben und regelmäßig verschlüsselt gesichert.

5. Verfahrensablauf nach Eingang einer Meldung

1. Eingang & Bestätigung: Jede Meldung wird revisionssicher dokumentiert. Innerhalb von 7 Tagen erfolgt eine Eingangsbestätigung, sofern Kontaktdaten vorliegen oder die Fallnummer genutzt wird.
2. Prüfung: Die externe Meldestelle prüft die Plausibilität und Schwere der vorgetragenen Informationen.
3. Folgemaßnahmen: Relevante Meldungen werden analysiert und ggf. intern oder extern an zuständige Stellen weitergeleitet.
4. Rückmeldung: Hinweisgebende erhalten spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Maßnahmen.
5. Dokumentation: Sämtliche Schritte werden revisionssicher festgehalten. Zugriff auf die Dokumentation haben ausschließlich besonders zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen.
6. Schutz der Hinweisgebenden

Ein zentrales Element des Hinweisgeberschutzgesetzes und dieser Verfahrensordnung ist der Schutz der hinweisgebenden Personen. Niemand, der einen Hinweis in gutem Glauben abgibt, darf deswegen Nachteile erleiden. Dazu zählen insbesondere Kündigungen, Abmahnungen, Gehaltskürzungen, Versetzungen oder sonstige Formen der Benachteiligung.

Missbräuchliche Meldungen, die bewusst falsche Anschuldigungen enthalten, sind nicht vom Schutzbereich erfasst und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

7. Vertraulichkeit und Datenschutz

Das Hinweisgeber-Meldesystem ist so gestaltet, dass die Vertraulichkeit der Hinweisgebenden und der in den Meldungen genannten Personen jederzeit gewährleistet ist.

• Kommunikation erfolgt verschlüsselt.
• Zugriff auf Meldungen und Dokumentationen haben nur wenige, besonders verpflichtete Personen.
• Alle Datenverarbeitungen erfolgen nach DSGVO und BDSG.
• Daten werden mindestens 3 Jahre revisionssicher aufbewahrt und danach gelöscht.
• Hinweisgebende haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung.

8. Externe Meldestellen

Unabhängig vom unternehmenseigenen Hinweisgeber-Meldesystem steht es Hinweisgebenden jederzeit frei, sich an staatliche externe Meldestellen zu wenden, z. B. an das Bundesamt für Justiz (BfJ) oder an die BaFin.

9. Inkrafttreten und Überprüfung

Diese Verfahrensordnung tritt am 7. August 2025 in Kraft. Sie wird regelmäßig überprüft und fortgeschrieben, wenn gesetzliche Änderungen dies erfordern oder wenn praktische Erfahrungen Anpassungen notwendig machen.

10. Hinweis zur Geschlechtsneutralität

Alle in diesem Dokument verwendeten geschlechtsbezogenen Begriffe gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Lediglich zur besseren Lesbarkeit wurde in Teilen die männliche oder weibliche Sprachform gewählt; hier ist stets auch die jeweils andere Geschlechtsform sowie jede weitere geschlechtliche Identität mitgemeint.